Excel最常用的操作都有哪些？[第二篇]

要说Excel最常用的操作都有哪些？下面我就举8个最常用却常被忽略Excel工具技巧，请朋友们耐心看完哟：

一、Excel文件保存

日常工作中你是否有这样的困惑：Excel操作过程中，突然电脑出现自动死机或卡住不动被迫重启的情况。

有的朋友说我会随时保存（快捷键Ctrl+S）呀，没错！但有的时候忘了怎么办？来跟随我先看看自动恢复文件的保存位置在哪。

首先，我们打开文件下有个选项按钮，就会出现：

其次，我们点击“备份设置”，就会看到“自动恢复文件位置”，也就是当电脑自动卡机的时候，你会有一些旧的版本存在这个位置。一起看看效果：

这样，我们就可以找到之前很多旧的版本了。

二、Excel内容加减乘除

平时工作中在Excel操作加、减、乘、除怎么操作，来看看下面的表格：

四排的计算方式分别如下：

第一排：A1*B1

第二排：A2/B2

第三排：A3-B3

第四排：A4+B4

使用方法非常简单：我们看图形中鼠标点击的位置：0.3333333，上方的空框格中就会显示=A2/B2。说明在Excel中要算加减乘除只需在计算的单元格中打一个“等号”后面跟着计算公式即可，而上方空框中显示=A2/B2，正是这个0.3333333的计算过程。

三、Excel单元格编辑

当然我们编辑Excel的时候，会出现无法显示所有输入的文字的时候。我们只需右击鼠标选择“单元格格式”，点击“对齐”自动换行选项，让文字内容自适应就可以了：

点击“确定”操作后，一起来看看前后效果对比：

我们就针对调整后的表格再做一些细节的美化， 点击顶部的“调色颜色”工具栏按钮，加个底色：灰色 ；点击“字体加粗”按钮；点击“边线框”按钮，加个边线框；我们点击“单元格格式”：

选择居中、边框的类型、字体的大小、颜色、类型、线条的颜色等等。看看最终效果图：

根据你自己想要的设置要求快来试试吧！

四、外部数据导入

日常生活工作中会遇到几个表格同时操作的情况，如何合并怎么最有效呢？ 我在这里举个例子：我要在Excel中导入我们桌面上的一个txt文本文件。

我们选择顶部按钮“数据”： 找到按钮“导入数据”，就会出现：

然后一直默认“下一步” 直到完成，最终就把TXT文本中的文字导入进来了。

（这里错误做法：先打开文件——导入该TXT文本文件，就会出现文本向导：这样的操作方法是起不到合并内容的作用）。

我们看上面的图形中，txt文本中的文字的确是导入进来了。但是太不美观了，而且中间有空白格，怎么办？有些人说直接删除就可以了。但是我要告诉你：NO! 真实的工作中，数据量、文字量是非常大的。你手动删除要花费太多的时间，我们来看看具体的操作办法：

第一步： 为了不破坏原有这个单元格中的内容，我们将此内容先剪切（Ctrl+X）再粘贴（Ctrl+V）到另外一个单元格中，找到顶部筛选的按钮，就会出现：

我们看图中的四个选项，其中的空白就是指这些文字间距中的空白格，我们只留下“空白”的对勾，其他全部去掉就可以。就会出现：

为什么这么做呢？因为我们选择是空白。这个时候Excel就会自动筛选出我们文字中间所有的空白行。

第二步，我们就要利用鼠标右键删除工具自动选择出来的“空白”，然后点击漏斗的按钮我们看，是不是没有“空白”的选项了，证明我们已经删除了。我们需要点击“全选”，回到页面。

马上画面就出现了：

第三步，是不是我们看着也太不美观了，而且跟前端文字合并到一个单元格中。现在我们先复制（Ctrl+C）再复制（Ctrl+V）回原单元格，选择居中、文字大小、自动换行等操作（上面已经讲过），就会最终的效果：

五、Excel数据条件筛选

比如现在我们要看一下公司员工中，找出工资在高于8000、工资低于3000的员工。怎么办呢？

我们找到顶部“开始”菜单，点击“条件格式”，先控制鼠标选择你要设置的单个数据或者整行、整列，然后打开条件格式的图标：

因为我们要找出工资高于8000并且低于3000的员工。我们需要再添加一个条件，并且点击“格式”选择数据的表现形式（高于8000的员工用红色表示，低于3000的员工为紫色表示）。

“条件格式”选择好了之后，点击确定就可以了。我们想筛选的最终结果就出来了：

六、Excel选择性粘贴的秘密

我们还可能会遇到一个难题：此时的数量表量很大，但是领导要求把几行数列的数据信息改成横向的，怎么办？ 我们举一个公司绩效的例子：

首先需要先选中所有人的1月份绩效，然后先复制（Ctrl+C）再粘贴（Ctrl+V）到一边，点击“选择性粘贴”，选择“转置”如图：

点击确定，最终就出现了：

此时，朋友会说。我还要汇报PPT给领导呢，需要把Excel中一些数据信息以图片的信息粘贴到PPT里，怎么处理？当然使用QQ截图固然方便，但使用Excel选择性粘贴的方式会更加美观，只需要“选择粘贴为图片”就可以实现了。

七、Excel数据处理

就在此时，领导给的临时任务：要求你从一个系统平台中导出数据，并给予整理。结果，你导出数据一看数据格式是非常不规范的。领导又急着要，那怎么办呢？莫急，我们是可以通过Excel的操作完成你想要的结果的。下面是刚刚导出来的数据：

首先，我们先选择未分类开的数据信息，找到顶部工具栏中的“数据”找到“分列”，选择的文件类型：我们选择“分隔符号”

点击“下一步”，完成

这里的分隔符号，点击“空格”“逗号”，如果数据表中还有“分号”的话；也可以在“其他”里填上“分号”，当然可以多选、也可以单选（根据要筛选的数据excel表而定）。其次，点击“下一步”，我们看下图，在“列数据类型”中，我们可以选择文本格式、也可以选择日期（比如你的数据信息表中日期也是不规范的）。

点击“完成”，看看效果怎样：

很多信息都分开了，但是我们看到第十行没有筛选开。因为有些数据信息是比较变态的（从系统导出来的时候中间没有任何的分隔符）。像上面的数据就是日期跟国家之间是没有空格的，所以造成分隔不开。这个时候我们可以选择对原数据部分信息手动调整一下即可，也可以利用函数来处理（后续细致讲解）。

八、Excel合并同行多列内容

下面来说说同行多列怎么进行合并，我们需要用到联系符号“&”，还是拿个举个例子说说，下面一个物流订单的表格：

我想把国家与订单总数合并在一起，怎么办？我们在“合并类目”下面单元格中输入：B1&C1然后就会出现：

当然如果想合并多个单元格就可以多加一些“&”连接符号。同样，下面可以采用下拉就都可以填充了。

但是往往我们工作所要的合并不是这样的，数据必须是要有一定的规范性，尤其是电商领域及我们日常工作汇报中。中间肯定要有一些符号隔开。同样的道理，我的做法是：在其他的单元格中属于“-”分隔符号。

同样用上述的方法，第二行公式输入公式：B1&G3&C1，我们想要的效果达到了。

一起来看看吧：

问题的答复就到这里，欢迎大家转发、关注我的头条号获得更多办公软件应用技巧知识！

转自：https://www.toutiao.com/a6517845376148439309/